1. Đơn vị thu thập dữ liệu và thông tin liên hệ

Website và Fanpage Facebook của TRAKO do TRAKO — đơn vị tư vấn công nghệ và phát triển phần mềm tại Việt Nam — vận hành. TRAKO là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân được mô tả trong chính sách này.

• Email hỗ trợ: trakotech@gmail.com
• Điện thoại / Zalo: 0398 635 898 (Mr. Khôi) — 0905 038 127 (Ms. Trang)

2. Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập

Chúng tôi chỉ thu thập dữ liệu do bạn chủ động cung cấp khi liên hệ với TRAKO:

• Form liên hệ trên website: họ tên, địa chỉ email, số điện thoại (kèm mã quốc gia), tiêu đề và nội dung tin nhắn bạn nhập.
• Trợ lý TRAKO AI (chatbot) trên website: nội dung tin nhắn bạn gửi, tệp bạn đính kèm (ảnh hoặc PDF), ngôn ngữ giao diện và một mã phiên ngẫu nhiên (session ID) do trình duyệt sinh ra cho mỗi lần trò chuyện.
• Tin nhắn qua Facebook Messenger: mã định danh người dùng theo trang (Page-Scoped ID) do Meta cấp, nội dung tin nhắn bạn gửi cho Fanpage và thời điểm gửi.
• Lưu trữ trên trình duyệt của bạn: họ tên, email, số điện thoại và mã quốc gia đã nhập ở form liên hệ được lưu trong localStorage (khóa TRAKO:contact-info) để lần sau bạn không phải nhập lại. Dữ liệu này nằm trên thiết bị của bạn và bạn có thể xóa bất cứ lúc nào bằng cách xóa dữ liệu duyệt web.

Chúng tôi không thu thập ảnh đại diện, danh sách bạn bè, vị trí, dữ liệu thanh toán hay dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Website không dùng cookie quảng cáo hay công cụ theo dõi hành vi của bên thứ ba.

3. Mục đích sử dụng dữ liệu

Chúng tôi sử dụng dữ liệu của bạn để:

• Trả lời câu hỏi, tư vấn dịch vụ và liên hệ lại với bạn theo yêu cầu bạn gửi.
• Vận hành Trợ lý TRAKO AI trả lời tự động tin nhắn trên website và trên Facebook Messenger.
• Kiểm tra chất lượng (QA) nội bộ và cải thiện chất lượng câu trả lời của Trợ lý TRAKO AI.
• Phát hiện và ngăn chặn hành vi lạm dụng, spam hoặc tấn công hệ thống.
• Thống kê nội bộ về nhu cầu khách hàng nhằm cải thiện dịch vụ.

Chúng tôi không bán, không cho thuê dữ liệu của bạn và không dùng dữ liệu của bạn cho quảng cáo nhắm mục tiêu.

4. Cơ sở xử lý dữ liệu và sự đồng ý

Chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn trên cơ sở sự đồng ý của bạn khi bạn chủ động gửi form liên hệ, nhắn tin cho Trợ lý TRAKO AI hoặc nhắn tin cho Fanpage của chúng tôi; và trên cơ sở lợi ích hợp pháp trong việc bảo vệ hệ thống khỏi lạm dụng.

Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào theo hướng dẫn ở mục 9. Chính sách này được xây dựng theo tinh thần Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

5. Cách thức xử lý và lưu trữ

Chúng tôi không tự vận hành máy chủ vật lý riêng. Dữ liệu được xử lý và lưu trữ như sau:

• Website chạy trên hạ tầng của Vercel. Mọi kết nối tới website và tới các API của chúng tôi đều được mã hóa qua HTTPS/TLS.
• Nội dung form liên hệ được ghi vào một Google Sheet riêng tư thuộc tài khoản Google của TRAKO.
• Lịch sử hội thoại với Trợ lý TRAKO AI (cả trên website lẫn trên Messenger) được ghi vào Google Docs riêng tư trong Google Drive của TRAKO, chỉ phục vụ kiểm tra chất lượng và phát hiện lạm dụng. Tệp bạn đính kèm trong cuộc trò chuyện cũng được lưu kèm vào nhật ký này (ảnh hiển thị trực tiếp trong tài liệu, tệp PDF lưu thành tệp riêng trong cùng thư mục Drive). Người dùng không đọc lại được nhật ký này.
• Nội dung tin nhắn và tệp đính kèm được gửi tới OpenAI để sinh câu trả lời của Trợ lý TRAKO AI.
• Dữ liệu được mã hóa khi lưu trữ (at rest) theo cơ chế mặc định của Google và Vercel. Chỉ thành viên TRAKO có nhiệm vụ liên quan mới được truy cập.

Thời gian lưu trữ: chúng tôi lưu dữ liệu chừng nào còn cần thiết cho các mục đích nêu ở mục 3. Hiện tại việc xóa được thực hiện thủ công theo yêu cầu — khi bạn gửi yêu cầu xóa, chúng tôi sẽ hoàn tất trong vòng 30 ngày kể từ khi xác minh, trừ khi pháp luật yêu cầu lưu giữ lâu hơn.

6. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

Chúng tôi không bán, trao đổi hay cho thuê dữ liệu cá nhân của bạn. Dữ liệu chỉ được chia sẻ ở mức tối thiểu với các nhà cung cấp dịch vụ cần thiết để vận hành:

• OpenAI (Hoa Kỳ) — xử lý nội dung tin nhắn và tệp đính kèm để sinh câu trả lời của Trợ lý TRAKO AI.
• Google LLC — lưu trữ dữ liệu form liên hệ và nhật ký hội thoại trên Google Sheets, Google Docs và Google Drive.
• Vercel Inc. (Hoa Kỳ) — hạ tầng lưu trữ và vận hành website.
• Meta Platforms, Inc. — nền tảng Facebook Messenger, khi bạn nhắn tin cho Fanpage của chúng tôi.

Do sử dụng các dịch vụ trên, dữ liệu của bạn có thể được chuyển và lưu trữ ngoài lãnh thổ Việt Nam. Ngoài các nhà cung cấp này, chúng tôi chỉ cung cấp dữ liệu khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

7. Dữ liệu lấy từ nền tảng Meta (Facebook Messenger)

Khi bạn nhắn tin cho Fanpage Facebook của TRAKO, chúng tôi nhận dữ liệu từ nền tảng Meta thông qua Messenger Platform (Graph API và Webhook), gồm: mã định danh người dùng theo trang (Page-Scoped ID), nội dung tin nhắn và thời điểm gửi.

Chúng tôi chỉ sử dụng dữ liệu này đúng trong phạm vi các quyền (permissions) đã được Meta cấp, và chỉ nhằm mục đích trả lời, hỗ trợ và chăm sóc bạn. Chúng tôi không dùng dữ liệu lấy từ nền tảng Meta cho quảng cáo, không bán hay chuyển cho bên thứ ba ngoài các nhà cung cấp dịch vụ nêu ở mục 6, và không kết hợp dữ liệu này với dữ liệu từ nguồn khác cho mục đích ngoài phạm vi đã nêu.

TRAKO cam kết tuân thủ Chính sách nền tảng của Meta (Meta Platform Terms và Developer Policies). Để yêu cầu xóa dữ liệu mà chúng tôi nhận được qua Messenger, xem mục 9.

8. Quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bạn có các quyền sau:

• Quyền được biết dữ liệu của bạn đang được xử lý như thế nào.
• Quyền đồng ý hoặc không đồng ý, và quyền rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào.
• Quyền truy cập, xem và yêu cầu cung cấp bản sao dữ liệu chúng tôi đang lưu.
• Quyền yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác.
• Quyền yêu cầu xóa dữ liệu.
• Quyền hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu.
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.

9. Cách yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu

Gửi email tới trakotech@gmail.com với tiêu đề "Yêu cầu dữ liệu cá nhân", nêu rõ bạn muốn xem, chỉnh sửa hay xóa dữ liệu, kèm thông tin để chúng tôi xác định đúng dữ liệu của bạn:

• Nếu bạn từng gửi form liên hệ hoặc trò chuyện với Trợ lý TRAKO AI trên website: email hoặc số điện thoại bạn đã dùng.
• Nếu bạn nhắn tin qua Facebook Messenger: tên tài khoản Facebook đã nhắn cho Fanpage của chúng tôi.
• Bạn cũng có thể gọi 0398 635 898 (Mr. Khôi) hoặc 0905 038 127 (Ms. Trang).

Chúng tôi sẽ xác minh và phản hồi trong vòng 72 giờ, và hoàn tất việc xóa trong vòng 30 ngày kể từ khi xác minh danh tính, trừ khi pháp luật yêu cầu lưu giữ lâu hơn.

10. Bảo mật thông tin

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật hợp lý để bảo vệ dữ liệu: mã hóa đường truyền HTTPS/TLS, xác thực chữ ký HMAC cho webhook Messenger, giới hạn tần suất truy cập để chống lạm dụng, và giới hạn quyền truy cập dữ liệu theo nhu cầu công việc.

Tuy nhiên, không có phương thức truyền tải hay lưu trữ nào an toàn tuyệt đối. Chúng tôi khuyến nghị bạn không gửi thông tin đặc biệt nhạy cảm (số tài khoản ngân hàng, mật khẩu, giấy tờ tùy thân) qua form liên hệ hoặc Trợ lý TRAKO AI.

11. Dữ liệu của trẻ em

Dịch vụ của chúng tôi hướng tới khách hàng doanh nghiệp và người trưởng thành. Chúng tôi không chủ ý thu thập dữ liệu của trẻ em dưới 16 tuổi. Nếu phát hiện đã thu thập nhầm, chúng tôi sẽ xóa ngay khi được thông báo.

12. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này theo thời gian. Phiên bản mới nhất luôn được đăng tại trang này kèm ngày cập nhật ở đầu trang. Những thay đổi quan trọng sẽ được thông báo rõ ràng trên website.

13. Liên hệ

Mọi câu hỏi hoặc khiếu nại liên quan tới chính sách này, vui lòng liên hệ:

• Email: trakotech@gmail.com
• Điện thoại / Zalo: 0398 635 898 (Mr. Khôi) — 0905 038 127 (Ms. Trang)